Создаем профессиональные шаблоны с использованием системы СЭД

В этой статье мы детально рассмотрим особенности организации СЭД – системы электронного документооборота. На сегодняшний день это неотъемлемый элемент инфраструктуры ИТ. Цель СЭД – повысить эффективность деятельности промышленных предприятий и коммерческих организаций.

Система электронного документооборота – это специфическая организационная и техническая система, которая обеспечивает процесс создания, а также управление доступом и распространения документов в электронных компьютерных сетях.

Если изначально данные системы рассматривались только как инструмент автоматизации, то сейчас они охватывают широчайший спектр задач. Так, например, разработчики систем электронного документооборота ориентируют собственные продукты на работу с внутренними документами и различной корреспонденцией.

В последнее время рынок СЭД является одним из динамично развивающихся сегментов ИТ-индустрии. 

Среди преимуществ электронного документооборота следует назвать:

1. Полную прозрачность происходящих бизнес-процессов. Система гарантирует отслеживание всех этапов выполнения процессов, делая всю деятельность полностью прозрачной для руководства компании.

2. Значительное улучшение исполнительской дисциплины. В соответствии с данными официальной статистики, в пределах 20% полученных заданий ответственные за них работники не выполняют. Стоит отметить, что СЭД система прекрасно влияет на исполнительную дисциплину работников.

3. Обеспечение полной конфиденциальности обрабатываемой информации. В отличие от традиционного (то есть, «бумажного) документооборота, электронный документооборот обеспечивает доступ к документам согласно с назначенными пользовательскими правами. Также следует отметить, что все действия над документом (подписание, чтение, изменение) протоколируются.

4. Легкость внедрения обучения и инновационных технологий. Система позволяет сократить сроки обучения сотрудников посредством оперативного поиска всей необходимой информации.